Mi Compu y Yo - Combinar correspondencia

Rápidamente les explico para que sirve esta utilidad, si usted quiere hacer muchos documentos iguales en contenido para diferentes personas asi como: Diplomas, Viñetas, Tarjetas de invitación y mas.

Haremos un ejemplo haciendo diplomas, primero necesitamos un archivo de Excel que contenga los nombres de las personas y otra información que necesitemos poner en el diploma y que sea característica de la persona.

Aquí les adjunto el archivo Excel de ejemplo

Este archivo es un listado común y corriente con la única característica que cada columna de datos tendrá un encabezado que indique el contenido de esa columna, este archivo no debe poseer ningún formato o estilo.

Primero hacemos el diploma e una hoja de Word, hago énfasis en “una hoja” porque a pesar que tendremos 10 diplomas no es necesario hacer los 10, ya que estos cambiaran a medida cambian los nombres, cuando ya tenemos terminado el formato del diploma hacemos click en correspondencia – seleccionar destinatarios – usar lista existente.

Seleccionamos el archivo de Excel que les adjunte.

El asistente nos preguntaré en que hoja del documento de Excel se encuentran los datos que utilizaremos en nuestro diploma y para este caso tenemos que dejar marcada la casilla que dice que la primera fila contiene encabezados de columna, estos no serán tomados en cuenta a la hora de combinar la correspondencia.

Luego a nuestro formato de diploma le insertamos los campos que posteriormente serán sustituidos por los nombres y demás datos, vemos en la imagen como el programa nos muestra los datos existentes en nuestro archivo excell, esto es tomado por el encabezado de cada columna, colocamos el cursor en la posición del documento donde queremos que se posicionen los datos y hacemos click en el dato que deseamos insertar.

Luego los datos insertados se verán como viñetas o etiquetas encerradas en dobles signos “mayor que” y “menor que”, a estas etiquetas les podemos aplicar formato de texto, ya sea negrita, cursiva, cambiar tamaño, etc.

Los campos insertados y con formato aplicado cambiaran al hacer click en el siguiente botón

Luego podemos revisar como se verán todos y cada uno de los diplomas, para esto tenemos unos botones de navegación entre registros, esto sirve para ver si algún nombre no es demasiado grande que haga que se pierda el estilo del documento

Al finalizar el documento querremos imprimirlo, esto lo hacemos de forma diferente de como imprimimos un documento común y corriente, lo hacemos mediante este boton:

Nos permitirá imprimir todos o un grupo de diplomas.

 

Esta opción de Word es bastante útil y nos permite hacer documentos repetitivos para diferentes personas sin necesidad de hacer un archivo con muchas paginas que repiten el contenido y puede estar propenso a errores.

Espero que les sirva

y espero sus comentarios, cualquier sugerencia hacerla llegar a mi correo

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